『2019 화성시 정조 효 문화제』대행 용역 과업지시서

Ⅰ. 과업개요

1. 과 업 명 : ‘2019 화성시 정조 효 문화제’ 대행 용역

2. 기    간 : 계약체결일 ~ 2019. 11. 30 ※ 행사일자 : 2019. 10. 05(토) ~ 06(일)

3. 개최장소 : 융·건릉 및 융·건릉 공영주차장

○ 장소활용계획(안)
장 소	활용계획	활 용	비고
융·건릉 앞 공영주차장	메인 행사장 상설체험부스 등 (옛 마을 조성)	∙ 무대행사 : 주제공연, 시민공연 등 ∙ 상설체험 : 조선시대 왕실문화, 정조의 일생체험 등 ∙ 정조대왕과 효행음식 등 저잣거리 조성 ∙ 천장, 초장지 관련 체험부스, 놀이마당 등
융릉	융릉제향	∙ 제향 어가행렬, 현륭원 궁원의 제향(황사손 이원 참여) ∙ 해설사와 함께하는 융·건릉 역사여행
건릉		∙ 해설사와 함께하는 융·건릉 역사여행
화성시 일원	영우원 천장 재현	∙ 사도세자의 묘를 이장하는 국장 퍼포먼스 코스 : 만년제 → 메인행사장 → 융릉 (2.1km)
	정조대왕 능행차 (과업 미포함)	∙ 정조대왕 능행차 3개 지자체 재현 행사 코스 : 대황교동 → 황계동 둑방길 → 현충공원 → 융릉(7.4km)

4. 주요내용 : 영우원 천장 재현, 어가행렬 및 현륭원 궁원의 제향,

효 문화 역사 관련 교육체험 프로그램, 무대공연 및 부대 프로그램 등.

5. 사업예산 : 금680,000,000원 (부가세, 대행료 등 일체 포함)

6. 추진방향

가. 정조대왕의 효 문화 대표 유산이자 우리 시의 유네스코 문화유산인 융·건릉을 중심으로 동기간 개최 유사축제와의 차별화 및 축제 정체성 확립

나. 시민이 행복한 축제, 시민이 주가 되어 만들어나가는 시민참여 역사문화제로의 발돋움

다. 획일적인 역사문화체험을 지양하며 융·건릉의 역사성을 강화하는 프로그램 및 ‘정조가 그리는 미래, 정조가 그리는 화성’ 에 대한 신규 프로그램 개발

7. 과업범위 : ‘2019 화성시 정조 효 문화제’ 기획 및 운영에 관한 모든 사항

	유의사항
본 행사는 「2019 정조대왕 능행차 공동재현(화성구간)」 과 연계되는 행사로 선정업체는 원활한 운영을 위하여 「2019 정조대왕 능행차 공동재현(화성구간)」 대행사와 상호 협의하여 진행해야 한다.

가. 2019 화성시 정조 효 문화제의 기획 및 운영에 관한 모든 사항

- 행사의 취지와 목적을 고려한 컨셉 및 기본·세부계획 수립 제시

- 실현가능성을 고려한 현실적 기획과 구체적이고 세부적인 예산계획 수립, 집행 보고

나. 행사 전반의 프로그램 및 콘텐츠 구성

- 추진방향과 행사의 목적을 반영한 프로그램 구성

- 융·건릉, 영우원 천장 재현 속에 담긴 효심을 기본으로 역사재현에서 나아가 정조가 꿈꾸는 미래상까지 스토리텔링 한 신규 프로그램 개발

다. 인력 및 운영에 대한 모든 사항

- 프로그램 내 시민참여에 대한 계획 수립, 모집, 운영 등 일체(시민참여, 주요배역 선발 등)

- 사전 준비에서부터 행사 종료까지의 인력 및 운영(전문 해설사 운영, 시민사회자 선발 등)

- 이밖에 발주처 추진 프로그램에 대한 운영 지원

- 축제 전 과정에 참여하는 시민축제기획단 모집, 운영, 관리 등

라. 시설 및 시스템 운영에 대한 모든 사항

- 행사 운영을 위한 모든 시설(편의시설, 프로그램 시설) 및 시스템 일체

- 무대, 음향, 조명, 영상, 중계, 발전차 등의 운반·관리·유지·철거

마. 행사 기록(사진 및 영상) 일체 및 행사 전반의 홍보 진행

- ‘정조대왕 능행차 공동재현(화성구간)’ 홍보를 포함하며 통합 및 개별 홍보 진행

바. 행사 추진 관련 유관기관 및 관계기관 과의 업무협의

사. 행사 전반에 대한 보험 가입 및 사후처리와 안전요원 배치 등 행사 안전 및 책임조치

아. 교통통제에 따른 사전 안내 홍보물 제작, 배포, 설치 운영 등

자. 과업의 일반지침 및 기타

- 과업 수행, 보고 및 업무협의, 책임, 보안, 정산 등 최종 결과물 제출까지의 모든 업무 일체

차. 행사 예산 집행·정산 등 회계처리에 관한 사항

카. 기타 행사 준비, 진행과 관련하여 화성시 및 화성시문화재단(발주처)가 지정하는 사항 등

※ 상기 과업 범위 외에도 행사 수행을 위해 기본적으로 수반되어야 하는 모든 업무에 대하여 운영사의 과업으로 간주하며, 세부 내용의 경우 발주처와 협의를 통해 추진

8. 과업의 세부사항

구 분

내     용

기획 및

기본사항

- 행사의 취지와 목적, 행사장소의 특징을 고려한 전체 컨셉 및 계획 수립

- 행사의 주제 및 슬로건, 기획에 맞는 메인디자인물 제시

- 실현가능성을 고려한 현실적이며 세부적인 예산계획 수립, 집행내역 보고

- 모든 재현행사는 역사가 기반이 된 고증을 바탕으로 하며 그 근거를 제시

- 행사 전반에 필요한 모든 보고 및 문서작업 일체 (해설문, 배치도, 큐시트 등)

- 화성시민의 참여와 즐거움을 바탕으로 시민들이 참여하고 주인공이 되도록 기획운영

프로그램

사전행사 : 사전홍보이벤트, 시민축제기획단 등

- 행사의 사전 홍보 및 붐업을 위한 이벤트 진행 및 사전홍보 프로그램 기획운영

(ex. 2018 : 봉심의 체험, 어좌 포토존)

- 축제의 전 과정에 참여하는 시민축제기획단 기획․모집․운영 ★★

(사전홍보, 프로그램 기획, 현장 운영 등 축제 전 과정 참여)

재현행사 : 영우원 천장 재현

- 영우원 천장의 역사적 사실을 모티브로 명확한 스토리텔링, 프로그램 의도를 제시하여 ‘정조대왕 능행차’와 구분될 수 있도록 명확하게 제시 운영

- 재현구간은 ‘만년제 ~ 메인행사장 ~ 융건릉’ 으로 제안하며 효과와 실현가능성을 고려하여 구간 변경 가능

- 행사에 적합한 행렬을 구성하여 제안하되 시민참여를 기본으로 하며 주요 역할을 포함한 시민 행렬단 모집 운영(400명 이상, 복식 기물 필수 운영)

- 우리 시가 보유하고 있는 기물에 대해서는 보완 사용하며 필요시 제안사에서 제안한 기물로 대체 운영 가능(보유제작물 : 방상시 수레, 견여, 죽산마2, 죽안마2)

재현행사 : 어가행렬 및 현륭원 궁원의 제향 재현

- 제향은 1795년 실제 제향의 모습을 바탕으로 재현하나 제향 종료 후 퍼포먼스와 공연이 가미된 현대적 재해석 제안 ★

- 전주이씨 대동종약원의 자문과 협조를 받아 제향 진행. 종료 후 시민 참여가 가능한 프로그램 기획 운영 (ex. 음복 나눔, 시민참배 등)

- 행렬은 350명 이상으로 구성. 세부 구성과 관련해서 ‘정조대왕 능행차(화성구간)’ 제안사와 협의 진행

공식행사 : 개 폐막식 및 주요인사, 시민참여 퍼포먼스

- 공식 개·폐막은 진행하지 않음. 화성시 축제 시즌제에 따라 화성시 하반기 축제 폐회선언 진행. 예산수립 및 운영방안 일체 진행 ★

- 재현행사와 연계해 주요 내빈 참여 퍼포먼스 기획 운영. 소품, 복식 일체 운영

무대행사 : 무대프로그램

- 정조대왕과 孝를 나타내는 주제공연, 관내 예술단체 공연, 초청공연, 해설프로그램 등으로 운영

- 융·건릉 행사 진행 시 중계 및 관람객 이해를 돕기 위한 해설을 진행하며 이는 전문 해설사 및 아나운서가 진행(시나리오, 큐시트 작업 포함)

- 전문공연, 전문사회자 보다는 시민 공연팀의 참여와 화성시 시민사회자 모집·운영·교육 방안 ★

상설프로그램

- 획일적 체험 프로그램은 지양, 정조에 초점을 맞추어 일대기를 스토리텔링 하거나 기존 프로그램 보완. (정조대왕 효행음식, 조선왕실체험 등)

- 과거 고증에 따른 현대적 체험 및 정조가 꿈꾸는 미래상에 대하여 제안 ★★

(ex. 정조가 꿈꾸는 미래, 화성시를 주제로 한 신규 프로그램 2개 이상 제안 : 라이브드로잉, 미디어아트 등)

인력

- 천장 재현 : 시민참여에 관한 모집 계획 수립운영, 주요 배역 시민공모 진행 등

- 프로그램 운영에 따른 전문 인력 섭외 및 운영(구성작가, 분장, 취타대 등)

- 제안 프로그램과 운영의 원활한 진행을 위해 적정 인원 스텝 배치·운영

- 출연자 및 시민참가자 수송 계획 수립 및 운영

- 각 과업 분야별 담당자 지정 및 해당분야 경력 제시

- 이밖에 행사의 세부계획에 따른 사전 준비에서 행사 종료까지의 인력 및 운영

(교통, 주차, 경비, 안전요원, 야간경호경비 등)

조성·운영

- 행사장 내 편의시설 운영하여 행사진행 원활 및 불편함 없도록 상시 관리운영

(안내소, 유아휴게실, 쉼터, 임시화장실 등)

- 행사장 부스 : MQ텐트, 캐노피 텐트, 고비용 초가부스 지양. 조선왕실 분위기 연출하는 목조 골조 부스로 제안★★

- 관람객 편의 위한 셔틀버스 운영

- 행사장 조성을 위한 시설물 설치 제거 및 행사종료 후 원상복구 진행 등

- 행사 투입 인력(스텝, 도우미 등)은 업무 및 안전관련 사전 교육 후 배치·관리

- 행사 투입 인력의 적정 의상 및 유니폼 운영

- 유관기관 및 자원봉사자 업무협의 및 관리 운영

- 행사 전, 행사 중, 행사 후, 환경정비 및 파손·변상에 대한 원상복구 진행

- 행사개최 1개월 전 현장사무국 개설 운영 및 상주인력 배치로 업무진행 필수

- 비상상황에 대한 계획 수립 및 인력, 물품 적정 배치

- 행사 진행 일체에 대한 보험가입 및 운영

(사전행사, 대인대물, 구내치료비 가입필수, 자기부담금 운영사 부담)

- 안전관리계획 수립 및 이행계획 제출 운영

(관련법규, 조례 준수하여 계획 수립운영. 안전대책 미흡으로 발생하는 모든 문제는 운영사 책임)

- 기상상황에 대한 대비책 마련 및 현장 운영

- 참여자 및 스텝에 대한 도시락, 간식, 식수 등 제공 운영

- 그밖에 행사 조성 운영을 위한 모든 업무 일체(콜센터, 환복소, 대기장소 운영 등)

시설․시스템

- 전체 행사장 구성 및 배치에 대한 구체적인 계획 수립 운영

- 메인무대 설치 및 무대 시스템 장비일체 구성 운영

(50평 이상, LED 와이드 200인치 이상 급)

- 행사운영을 위한 모든 시설(편의시설, 프로그램 시설 등) 및 시스템

(ex. 무대, 음향, 조명, 영상, 중계, 발전차 등 의 운반․관리․유지․철거)

- 융릉 내 행사 진행 시 메인행사장 내 중계 운영 및 이에 따른 장비 일체

- 그 외 운영사가 제안한 모든 프로그램을 운영하기 위한 시설, 시스템 일체

- 행사장 현장 안내 및 행사를 위한 인근지역 표지판, 현수막 등 제작 운영

- 모든 물품과 시설은 청결을 유지 운영

홍보

★ 홍보는 ‘정조 효 문화제’ 및 ‘정조대왕 능행차(화성구간)’ 에 대한 전체 홍보를 포함. 이에 ‘정조대왕 능행차(화성구간)’의 대행사와 협의를 통해 진행하며 필요시 ‘정조대왕 능행차 공동재현’의 3개 지자체와의 협의 운영 또한 진행하여야 한다.

- ‘정조 효 문화제’ 와 ‘정조대왕 능행차(화성구간)’ 의 통합 홍보 및 개별홍보를 진행하며 오프라인 홍보물과 인쇄홍보물의 경우 전체 수량에서 적절하게 조절하여 운영.

- ‘정조대왕 능행차 공동재현’ 홍보와 관련하여 관계 지자체와 공동 홍보, 마케팅을 진행할 수 있으며 이를 활용한 예산 절감 방안을 수립 운영

- 디자이너 1인 별도 운영하며 행사에 필요한 모든 디자인 일체 제작 운영

- 행사에 맞는 홍보전략 및 시기별, 단계별 효과적 홍보계획 수립 운영

- 온라인, 오프라인, 언론, 사진영상촬영, 영상제작, 초청장, 사전홍보 등 홍보일체에 대한 계획 수립 및 효과적 운영

- 그 외 행사 진행에 필요한 모든 홍보 운영 (차량통제, 시민모집 안내 등)

과업의 일반지침

및 기타

- 과업 수행, 보고 및 업무협의, 책임, 보안, 정산 등 최종 결과물 제출까지의  모든 업무

- 그 외 발주처가 요청하는 내용

Ⅱ. 과업수행에 따른 준수 사항

○ 행사개최 취지 및 중요성을 고려하여 행사준비에 만전을 기하여야 하며, 과업을 수행함에 있어 발주기관의 명예가 훼손될 수 있는 일체의 행위를 금지함

○ 용역업체는 계약체결 후, 발주기관이 요구할 경우 반드시 과업진행사항 보고를 하여야 함

○ 사후정산의 대상이 되는 항목의 제비용은 사후 정산의 절차를 거쳐 지급되며, 정산 후 실제 지급액과 차이가 있을 경우 계약금액 범위 내에서 정산결과에 따라 처리함

○ 과업의 수행은 발주기관과 면밀한 협의와 세부내용별 사전승인을 받아 진행 하여야 하며, 발주기관에서 과업의 범위 및 내용을 일부 변경 요청할 경우, 특별한 사유가 없는 한 과업수행 과정에 이를 성실히 반영하여야 함

○ 본 과업수행에 필요하여 제작한 일체 자료의 디자인 및 내용의 판권과 저작권 일체는 발주기관에 있으며, 용역업체는 이를 무단으로 사용할 수 없음

Ⅲ. 과업수행 지침

가. 입찰참가 시 유의사항

○ 제출서류가 사실과 일치하지 않을 경우, 심사 및 선정대상에서 제외될 수 있음

○ 제출서류는 주최 측이 요청하지 않는 한 변경할 수 없으며, 필요시 추가 제안이나 자료를 요청할 수 있음

○ 제출서류는 일체 반환하지 않으며, 공모참가와 관련된 일체의 소요 비용은 참가자의 부담으로 함

○ 제출서류 미비로 인한 책임은 참가업체에 있으며, 기재사항이 누락되거나 제출서류에 언급이 없는 항목은 해당 사항이 없는 것으로 간주함

나. 운영단체 선정에 따른 계약 일반사항

○ 계약상대자는 본 과업을 수행함에 있어 관계법령 및 제 규정에 따라 성실히 수행해야 하며, 과업목적의 달성을 위하여 필요한 사항은 발주기관 의 지시에 따라 보완해야 함

○ 계약체결 후 “계약상대자”는 과업관리 책임자를 임명(보고)하고 사업을 책임 수행토록 해야 함

○ 사업수행과정에서 발생하는 제반책임 및 행정적, 기술적 제반비용과 문제처리는 계약 상대자가 부담함

○ 제안서의 총 사업비는 680백만원 이내로 하고, 제세(부가세 등), 대행수수료(기획료 포함), 연출진 용역비, 공연팀 출연료, 임차료, 인건비 등을 모두 포함하여 작성해야 함

- 최종 사업비는 행사 종료 후 정산 완료시 지급

다. 사업의 시행

○ “계약상대자”는 발주기관의 승인을 받은 사업계획서에 따라 본 “행사”를 시행함

○ “계약상대자”는 “행사”를 실시함에 있어 관계법규 및 “발주기관”의 지침 등을 준수하여야 하며 관계법률 저촉 시 모든 피해사항에 대해 책임을 진다

○ “계약상대자”는 “행사”를 실시함에 있어 출연진 및 관람객에게 불필요한 서류의 제출을 요구하거나 비용을 징수할 수 없으며, 종교적 명칭 사용이나 활동을 할 수 없음

○ “발주기관”은 “계약상대자”의 “행사” 운영이 적절하지 않거나 “행사” 목적에 부합되지 않을 때에는 이에 대한 시정을 요구할 수 있으며, 이 경우 “계약상대자”는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함

○ 날씨, 장소 등 불가피한 사유로 인하여 “행사” 일정에 차질이 생겼을 경우에는 “발주기관”과 “계약상대자”의 협의에 의하여 행사 일정을 조정할 수 있음

○ “계약상대자”는  “행사” 중의 안전사고에 대비하여 출연진, 관계자 및 관람객의 피해를 보상으로 하는 보험에 가입하여야 하고 시설물(무대 등)을 완벽하게 설치하고, 안전관리에 철저를 기하여야 하며, 안전사고 발생 시 이에 대한 책임을 져야 함 (행사안전보험 가입 의무)

○ “계약상대자”는 본 “행사”가 TV, 라디오, 신문 등 언론매체에 보도될 수 있도록 하는 한편, 많은 시민이 참여하고 즐길 수 있도록 홍보 마케팅에 적극 노력하여야 함

라. 발주기관 지도․감독

○ “발주기관”은 이 “행사”와 관련한 “계약상대자”의 업무를 지도․감독함

○ “발주기관”은 필요한 경우에 “행사”와 관련된 각종 자료의 제출을 요구하거나, 소속직원 또는 지정하는 자로 하여금 “계약상대자”의 업무처리 또는 관련서류 등에 대하여 검사 또는 평가하게 할 수 있으며, “계약상대자”는 이에 따라야 함

○ “발주기관”은 “행사”와 관련한 “계약상대자”의 사무처리가 관계법규 등에 위배되거나 부당하다고 인정된 경우 이에 대한 시정을 요구하거나 직접 시정조치를 할 수 있으며 이 경우 “계약상대자”는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함

마. 손해배상

○ “계약상대자”는 이 “행사”와 관련하여 발생하는 사건․사고에 대하여 민․형사상의 모든 책임을 부담하나 다만, “계약상대자”가 귀책사유 없음을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하며 귀책사유의 입증증명은 “계약상대자”에게 있음

○ “계약상대자”의 귀책사유로 인하여 “발주기관”이 제 3자에게 이 “행사”와 관련된 손해배상 등을 한 때에는 "계약상대자"은 이를 "발주기관"에게 지체 없이 배상하여야 함

바. 계약의 해지 등

○ “발주기관”은 다음사항에 대하여 계약을 해지할 수 있으며, 이 경우 “계약상대자”는 어떠한 보상도 받을 수 없으며, 또한 계약의 해지로 인해 “발주기관”의 손해(신뢰실추, 손해배상 등)가 발생할 경우에는 손해배상을 하여야 함

- “계약상대자”의 부도 및 기타 경영상의 중대한 사유로 과업수행이 불가능한 점이 명백히 인정되었을 경우

- “계약상대자”가 과업을 이행함에 있어 고의 과실 또는 무성의로 과업이 지연되거나 시정요구사항이 이행되지 않아 과업의 정상수행이 어렵다고“발주기관”이 인정하였을 경우

- “발주기관”의 사전승인 없이 “계약상대자”가 임의로 과업내용을 변경하는 경우

- 과업지시서 및 계약서에 명기된 계약해지사항을 위반하였을 경우

- 선정된 업체(단체)가 계약을 통보받은 날로부터 10일이내 계약하지 않으면 심사위원회에서 선정된 차순위 업체(단체)와 협약을 체결함

사. 사업비정산 등 회계처리

○ “발주기관”은 사업의 원활한 시행을 위하여 사업비를 개산급으로 지급하되, “계약상대자”의 청구에 의하여 선급금을 규정에 따라 지급할 수 있음. 잔여 사업비는 사업이 완료되고 선급 정산이 완료 된 후 지급하며 “발주기관”은 총액을 초과한 소요금액에 대한 지급 의무가 없음(지급하지 않음)

○ 사업의 이행확보를 위하여 사업비 청구시 “발주기관”을 피보험자로 하는 「이행보증보험증권」 원본을 제출하여야 함(단, 보험료는 “계약상대자”의 자체예산으로 부담)

○ “계약상대자”는 사업비를 “발주기관”이 정하는 목적과 용도에 따라 집행하여야 하며, 인건비(출연료 등)는 타비용에 우선 지출하여야 함

○ “계약상대자”는 별도의 회계 책임자를 지정하여 보고하고 운영하여야 하며, 예산집행은 세금계산서, 법인신용카드, 은행입금증(무통장입금)등의 방법으로 하며 특별한 경우 외에는 현금지출을 할 수 없음

○ “계약상대자”는 출연료 등 인건비 지출시에는 관계규정에 의거 원천징수 등을 하고 세무관서에 신고(납부)하여야 함

○ “계약상대자”는 “발주기관”으로부터 교부받은 사업비를 당해 사업추진비 이외의 용도로 사용할 수 없으며, 상근직원의 인건비, 사무실 관리비 등 경상적 경비로 사용할 수 없음

아. 기타사항

○ “계약상대자”는 본 행사에 관한 전반적인 기획 및 고증을 위해 구성된 ‘자문위원회’의 의견을 적극 반영하여야 하며, 행사 기획과 관련된 자료를 “발주기관”에 성실히 제공하여야 함

○ 계약서에 명시되지 않았지만 과업을 수행하는 도중 추가적으로 시행해야 하는 사항이 발생한 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행할 수 있음

○ 이 계약에 관한 소송은 “발주기관”의 소재지를 관할하는 법원에서 행함

○ 기타 명시되지 아니한 사항은 “발주기관”과 “계약상대자”가 협의하여 정함

○ 제출된 제안서는 일체 반환하지 않으며, 제출된 자료의 기재내용이 허위사실이 인정될 경우 평가대상에서 제외되고, 최종선정 후에도 자격이 상실될 수 있음

자. 특    약

○ 원활한 행사 진행을 위해 본 행사의 “계약상대자”는 ‘정조대왕 능행차 공동재현(화성구간)’ 계약상대자와 상호 협의하며 적극 협력해야 함

○ 제안요청서의 “서약서”와 같이 사업일체를 수수료만 취하고 재하도급 하는 경우, 동 “행사”에 따른 계약이 취소될 수 있음

○ 자금의 지출은 수급계획에 의거하여 지급함

○ 본 특약은 본문의 규정에 우선하여 적용함